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| 光宇集团携手DCMS打造浙江省企业信息化典范 | |
| 光宇集团信息中心主任 张炯 | |
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管理是企业发展的保障。在大型的企业集团的发展过程中，信息化往往能够发挥出人意料的作用。光宇集团有限公司作为全国建材行业内大型的民营企业，曾创造过“中国第一家香港H股主板上市的民营企业”的国家级优秀企业。此次神州数码ERP在光宇集团的成功实施，精彩演绎了一个借助OA打造省、市级企业信息化试点，优化管理流程的成功案例，成为行业发展的典范。
光宇集团有限公司拥有总资产75亿元，净资产35亿元，目前已发展成为大型民营企业集团和全国建材行业龙头企业之一，主要产品有：水泥、平板玻璃、特种玻璃、纯碱等。集团现有员工6000多名。近两年来，集团公司创利和上交国家税金在绍兴市企业均名列第一位。2004年，实现销售收入23亿元，创利4.6亿元，上交各项税收3.1亿元，创利和上交国家税金在绍兴市企业中均名列第一位。集团下属的浙江玻璃股份有限公司在全国玻璃行业中经济效益名列第一位，规模名列第三位。2003年，光宇集团公司制订了五年发展规划，确定了以“资源型、基础原材料工业为主导产业”的发展战略目标，在省内外参与了玻璃、水泥、纯碱以及其它产业项目的投资。
随着建材行业竞争的加剧，光宇集团在外地投资的玻璃、水泥生产线越来越多，随之出现了一系列管理问题，集团高层领导渐渐预感到企业仅凭良好的基础管理还不能建立起完全的竞争优势，如管理效率的提高，异地信息沟通等管理瓶颈都需要导入新的技术手段才能实现。基于这样的思考，光宇集团在完成IT战略规划后，开始携手神州数码导入办公自动化系统。
成功的项目实施关键在于准确定位、充分调研、从解决实际问题出发。光宇的现实情况不容乐观，职员电脑基础差，使用电脑频率相当少。于是，公司决定从培训入手，辅以考试。从软件的应用角度来说，从简单的模块开始设计，慢慢深入，最终达到实现办公自动化的目的。在此指导思想下，神州数码光宇OA项目组分三个阶段来实施整个项目。把项目分模块，分应用的对象进行开发和实施。
模块确定后，项目组再按不同的应用对象，主要在集团下属公司按阶段分步实施。首先当然在集团层面实施，主要包括首页、行政办公；其次是各子公司数据中心的开发，最后是人事及其它的应用。
具体的功能在这里暂不赘述，仅举几个应用比较多的模块以供借鉴：
一、 数据报表中心
这个模块是目前应用最广泛的。每天在光宇集团OA上跑的报表有20多张，分别是不同的子公司向上报的生产、销售数据、集团财务计划科的报表等等内容，涉及面非常广，效果非常不错，大幅节约了公司成本，即使是远在青海的子公司，也可以每天通过这个系统及时将报表向集团报送，极大地提高了工作效率。
二、 公文审批发放系统
在OA系统应用之前，光宇公司的发文流程是：先把需发的文件印制25份，然后由一个秘书到每个办公室分发，并由收件人在专门的本子上签字确认收到文件。这么做不仅影响发文的速度，也浪费纸张，工作效率极低，一般25份文件就要发几个小时（公司总部地理范围比较大）。而OA为公司解决了实际问题，发文只要几秒钟就可以完成，所有人都可以在网上同时看到文件，并确认阅读。
更重要的是，由于系统后台的图形化工作流机制，文件审批的过程变得一目了然，达到了管理透明的效果；系统首页的消息通知也方便了领导的工作，加快了签批过程。
三、 办公物品领用及采购的审批
办公用品得审批主要分为两种，一种是一般办公用品，另一种是与电脑相关的办公用品。与以前为了一个审批跑上跑下找领导签字的办事方式相比，OA的确给普通职员带来了实实在在的便利；同时因为有了库存剩余统计的功能，也给行政部门负责采购办公用品带来了方便。
四、 人事管理模块
人事管理模块由各公司的人事科管理维护，并及时更新数据。各级领导根据给定的权限级别，可查询被授权人员的所有情况，不仅方便而且相当有效，为集团内部人员的调动带来了极大的便利。
OA项目在光宇公司的顺利实施，使得公司在管理方面上了一个台阶。现在员工每天上班第一件事就是打开电脑，登录OA，收发电邮，处理待办事宜，浏览公司要闻及一些通知公告。尽管作为一家民营企业，光宇的信息化起步较晚，但由于起点高，决心大，速度快，对管理的提升有目共睹。2005年底，光宇信息化项目获得省科技厅的高分验收通过，也充分证明了这一点。
作为光宇集团OA项目主管，在项目的实施过程中总结了一些经验可供借鉴：
一、在项目启动之前就必须培养自己的人才。在项目实施过程中，光宇信息部非常重视神州数码专门为公司提供的培训和知识转移，公司安排专人参加了LOTUS软件认证培训。当项目结束时，信息部不但能自行做好用户的注册、变更等维护管理，还针对新的需求开发了一套电话查询子系统。
二、所有信息化项目必须要有强有力的措施来保障实施。为了推行OA，项目负责人专门寻求集团副总来支持信息中心的工作。在上级领导的大力支持推动下，信息部专门发文件进行每月一次的OA考核，考核内容用9个指标量化，并依据结果决定奖惩。除此之外，公司还安排了两次笔试和上机考，用强有力的行政手段推行，有效转变了员工的工作习惯，取得了令人满意的效果。
三、所有开发的应用都必须切合实际，以为公司领导、员工提供服务为中心。实际上，只要真正能给职工工作带来方便的功能就能被大家所接受，并在工作中自觉应用。
四、前期的充分沟通和交流是项目成功的必要条件。光宇集团在启动OA项目时并不是非常明确自己的需求，但是在和神州数码进行充分的交流之后，从神州数码顾问那里获得了OA项目的实施重点，以及与企业管理相结合中的一些经验。在此基础上最后确定了下一期的需求，帮助公司解决了实际问题，少走了很多弯路。
五、加强项目实施期间对员工在OA使用方面的培训。这一点非常重要，但实施过程存在一定的难度，需要讲究方法。各业务领导都比较忙，想把他们凑在一起培训的机会不多，所以项目部选择首先培训主要部门里的业务骨干和领导秘书，然后由他们再单独给自己的领导补补课，高层领导则由信息部门人员包括我本人亲自找上门去辅导，实践证明，这种方法效果非常好。
总而言之，OA项目的成功为光宇集团的信息化开启了一扇大门，增加了光宇人在信息化道路上探索的信心和决心，同时也为集团今后持续稳步发展打下了扎实的基础。
5/28/2009 | |
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