|
作为新加坡伟达机械有限公司在中国地区的分支机构，上海达辉机械有限公司却没有专门的IT人员，所有的IT工作都是由财务杨杰兼任，虽然杨杰坦露自己对IT了解甚微，然而这丝毫不影响整个信息系统在达辉的正常运转。因为达辉采用的是基于ASP平台的ERP应用解决方案。这种ASP模式，免去了安装、调试等诸多环节，也免去了信息技术设施日常维护和管理的麻烦，只需前期一次投入项目实施费，以后每月支付ASP月服务费和终端上网的日常使用费，便可轻松拥有自己的信息系统。
同时这种模式的使用，也使得达辉远在新加坡的母公司，可以轻松的了解分公司的运作情况，遥控中国的销售队伍，有效地解决了企业多点经营中管理幅度的增大，企业内部沟通成本居高不下等一系列难题。
多点经营带来管理难题
作为上海达辉机械有限公司的母公司，新加坡伟达机械有限公司创建于1977年，从一家主要经营农业用泵及设备的小商行，发展成为新加坡和马来西亚地区最大的泵类经销商。随着贸易全球化的进程不断推进，为了更好地为迅速发展的亚洲---太平洋地区的客户服务，伟达大力发展她的全球销售网络。上海达辉机械有限公司就是其全球销售网络中的一员。
达辉成立于1994年，主要从事欧美等国著名品牌泵类等机械电子类产品在中国的批发销售，为广大的国内企业以及三资企业提供高质量的泵类产品和优良的售后服务。由于市场不断扩大，1999年专门成立了合资子公司---上海达辉机械有限责任公司，注册资本100万，并已在北京、天津、上海、广东、江苏、西北地区设立了分销商，每年的销售收入在4-5千万。 （图片） 从经营机制上看，上海达辉机械有限公司一方面需要向境外母公司伟达机械有限公司负责，作为其在中国地区的分支机构。而由于新加坡是一个零关税港口，所有的产品都是通过总部采购，因此总部便成为上海达辉最大的供应商；另一方面，达辉本身还要统筹管理中国各地的分销商，因此最直接反映在财务上，达辉就需要同时产生两套报表。
"在2002年之前，无论是与总部和分销商的业务往来，都是通过传统的电话、传真等方式进行。但是随着国内市场的逐步扩大，达辉的业务量越来越大，经手的品牌从最开始的3种扩大到8种，到2000年年底总产品数达到一万多种，达辉迎来了自己的高速发展期。在传统的手工管理下，仓库库存账、成本核算开始不精确，不同口径的统计数据存在明显的数据差异。员工们叫苦连天，每个月要花一个多星期来做各种统计报表，重新计算重复、输入的情况非常严重，上报母公司的月报表、季报经常延误。公司浪费了大量的人力、物力在从事简单的重复劳动上，母公司和达辉都觉得达辉目前的业务量已经达到手工管理的极限，需要借用信息系统进行辅助管理。"杨杰回忆。
同时因为总部和上海，没办法实现工作协同，因此总部老板无法实时了解分公司的运作情况，为了更好的遥控分公司，在老板的一声令下，信息系统在上海达辉被提上了日程。
ASP模式创新
"之所以没有采用传统的ERP，而选择了ASP模式，和总部有非常大的关系。"杨杰表示。新加坡伟达机械有限公司早在1998年就向i1公司新加坡分公司购买并实施了GeOTM企业管理系统。在使用过程中，伟达觉得该产品性价比高，非常适应他们这样的贸易行业。而且就产品本身而言，i1GeOTM企业管理系统定位于分销、零售、物流等行业，最大的特点是基于Internet的B/S架构，是一套能够解决企业多区域、多分销点、多公司、多仓库、多语言、多币种的方案。同时该产品以中小企业为主要目标市场，无论是在功能设置、价格、实施及维护上都充分考虑了中小型企业的特点。
达辉是一个专业的贸易型公司，公司内并没有IT人员，考虑到公司目前的规模、人员配置、业务特点以及所处的商业环境，达辉最后决定采用ASP的方式租用i1公司的应用系统，由i1负责所有软硬件费用，以及后期的维护和升级工作，其中ASP方式的运行平台是上海电信与i1共同组建的ASP数据平台，达辉只需要交纳少量的月租费即可直接通过Internet使用该系统。
"当时国内敢于上ASP模式的公司不多，达辉是一个特例。"因为实施整个项目比较早，所以当时达辉只是采用了最基本的进销存和财务模块。而达辉i1GeOTM企业管理系统项目也是艾旺进入中国的第一个客户。
2001年底，达辉开始实施整个信息系统，两个月以后就正式上线了。因为达辉新加坡总部已经使用了这套系统，因此所有的库存代码都是从新加坡复制过来，大大减少了整个系统实施的难度。"因为我们仓库的配件有几万种，一一重新分类，很麻烦，但是从总部直接拷贝过来，很省力。而且每年我们都会申请新的产品代理，发展新的合作伙伴，这些都必须在系统里面留下接口，但是总部在这方面已经积累了足够的经验，所以我们借用了他们的智慧。"杨杰说到。
而参与此次项目的艾旺计算机信息网络系统（上海）有限公司总经理助理何辉表示，系统之所以能够很快实施完毕一个很重要的原因是，本身i1GeOTM企业管理系统就是一个行业性非常强的软件，加上顾问对分销行业的理解比较深刻，在流程设计、业务模式上能为达辉提出很好的建议，积累了自己的一套方法论，能使产品很快上线。而且数据的导入导出，都有标准的格式。数据准备充分，加上好的工具，因此大大降低了工作量。
协同工作
达辉采用ASP模式的优势是显而易见的，以少量的月租费替代了IT设施的投资支出，以最快的速度获得应用服务，免去安装、调试的诸多环节，也免去信息技术设施日常维护和管理的麻烦，数据的备份及储存都由i1帮助打理，无需IT维护人员，却享受着高质量的IT服务和应用服务的自动升级，从而使用大型企业才有能力购买的应用服务。而且达辉系统所在的ASP数据中心是上海电信与i1共同组建的，进一步确保了数据的安全性和保密性。
"在实施i1 GeO系统前，部门与部门之间的信息要通过手工操作实现，新加坡母公司要查询和控管上海达辉要通过传真和出差来实现。销售部门接到订单，在经过了客户问价、还价等环节后，要到仓库看有没有库存，如果备货不足，就交由采购部门下单向总部采购，随后向客户发货。从销售订单、寻价单、到合同单、发货单，所有都是纸质化操作。以前杨杰的办公室有一个专门的大柜子，存放的全部都是这些单据。而且信息的来回转抄，经常出错。
同时这种传统的操作方式，部门之间的信息无法共享，销售人员需要在财务、仓库之间来回周转，无法协同工作。总部每个月都必须有专门的财务人员从新加坡飞来上海，了解分公司的销售情况、财务状况，产生大量的差旅费用。
上海达辉在实施i1GeO系统后，工作状况得到了明显的改善。销售部门对GeOTM系统的应用优势主要体现在更加规范的销售控制、更高的工作效率、以及更好的客户服务等方面。通过系统中的价格表功能，不同的客户、销售员以及不同的区域都可以设定不同的价格信息，减少了不规范的销售行为和不必要的应收账款。系统中的各类统计功能使原先每个月一周多的统计工作，现在只需要十几分钟就可以完成了，而且系统商业智能模块中的各种分析功能还有助于降低库存，提高资金周转率。另外订单处理的周期大大加快，使得客户的满意度得到大幅度提高。
新系统的应用同时使在库产品的成本核算更加精确。GeOTM系统根据入库信息可以实时地更新库存成本，就避免了人工粗糙的成本核算方式。其次，GeOTM中的产品入库和产品出库的自动配套协调功能还使得在库产品的配套管理更加准确。最后，仓库管理模块还可以灵活协调和控制多个仓库之间的在库产品，精确地管理到所有仓库的所有在库产品。
同时数据在上海达辉的销售、采购、财务、库存等部门可以实现实时共享；所有的数据都在系统上面有清晰的显示，销售人员可以从系统上面直接了解库存、财务信息，而不必再在各个部门之间来回奔波。
2002年5月，新加坡伟达机械有限公司也把系统托管到i1新加坡公司的ASP数据中心。这样，母公司与达辉就可以实现系统之间的完全互访，根据相应的权限直接查询有关的销售、库存、财务等信息，更加清晰地掌握达辉的经营信息，总部通过互联网监控中国的财务和销售状况。同时也不再需要达辉每个月制作上报的报表，不仅节约了大量的差旅费用，还分别节省了母公司和子公司的人工成本。在新的模式下，境外母公司、国内的销售部门以及仓库管理部门都受益匪浅。
分销商线上管理
除了企业内部，上海办事处和总部之间协同工作之外，达辉借助ASP平台也能加强对分销商的管理。目前达辉在国内的分销商遍布在北京、天津、上海、广东、江苏、西北等地，以前分销商寻价、下订单都是通过传统的电话、传真方式进行。现在达辉根据经销商的权限在系统里面设定一些账号，把这些账号开放给核心的经销商，凭借这些账号，各地的分销商就可以在系统里面查询到订单处理情况。
"问题是ASP模式依赖于电信提供的网络环境，有些分销商所在的地区，网络环境不好，因此分销商虽然可以上这套系统，但是网速较慢，因此一些分销商宁愿采取最传统的方式。"杨杰说到。"其实这不是软件的问题，而是整个IT大环境的问题。因为整个系统架构在INTERNET之上，因此使用这套系统，必须有一个很好的网络环境。" 艾旺计算机信息网络系统（上海）有限公司总经理助理何辉解释道。而杨杰也表示，对于分销商也还有一个教育的过程。
"虽然系统在我们公司已经使用了近2年，但是有了i1 GeO的支撑，面对每年20－30%销售收入增长率，达辉依然能维持正常的管理。"杨杰表示。因为根据企业的需求，ASP模式的i1 GeO可以在原有的信息系统基础之上提供各种功能模块，软件也在不断升级之中。企业只需要根据用户的发展不断提高服务费用就可。而且因为i1本身也在不断地成长，不断有新的软件版本出来，因此能为达辉提供更好的升级更新服务。
"目前我们也在考虑升级等一系列问题，因为达辉实施ASP比较早，现在艾旺提供的软件版本已经有了功能上的很大扩展。"杨杰和艾旺的实施顾问，目前正在就此事进行一系列探讨，但毫无疑问的是，达辉对ASP模式的支持将不会改变。
记者观察：建设信息化地铁
ASP是英文Application Ser-vice Provider的缩写，翻译过来就是应用服务供应商，它们一般通过网络向企业用户提供应用软件的租赁服务。企业用户只需要付出少量成本就可以进行数字化管理，并获得ASP厂商的专业技术支持。理论上的ASP商业模式是指在因特网或者其他网络上，出租核心应用程序，供企业用户访问，目前国内外的ASP大都采用与客户面对面的推销方式，主要提供IT软件和网络解决方案，或租或卖，形式十分灵活。艾旺（中国）公司高级副总经理徐小建形象地将ASP模式比作为城市地铁，利用这一平台很多中小企业都能低成本进行信息化之旅。
据悉，艾旺公司提供的GeOTM产品其中非常重要商业模式就是面向中小企业的电信应用租用服务。由于采用了专业电信平台的B/S架构，可以满足多企业系统管理信息化需求，帮助企业实现低成本扩展。据艾旺计算机信息网络系统（上海）有限公司总经理助理何辉介绍，艾旺ASP平台是和上海电信共建的。去年3月17日上海电信---艾旺ASP数据中心建立。在双方的合作中，艾旺负责软件系统的应用维护，电信则负责网络、服务器机房管理，防火墙，数据备份和计费管理。使用ASP模式，用户可以根据模块数、并发用户数和数据库，以及使用量向电信缴纳每个月的服务费。而且根据服务水平的不同，服务费也有不同的等级。
与传统ERP不同，基于ASP平台的ERP应用软件建立在电信或企业服务器上，用户通过宽带使用浏览器，实现企业间信息共享。如果缺乏好的ASP平台管理和运营支撑技术，ASP服务的安全将会有很大威胁，这也是目前ASP模式在推广中的一个非常大的阻碍。同时外部环境和网络基础设施问题同样制约着ASP在中国的发展。比如，国内的现实网络基础，包括带宽、速度和稳定性都还很不理想。但是由于ASP服务更多的定位在对于信息化需求迫切，但资金和人员有限的中小企业，可以为这类企业提供较好的解决方案，使中小企业无须配备专门人才和投入大笔资金即可获得IT专业服务和技术支持。因此仍然具有巨大的发展空间。
11/25/2004
|
