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固定资产管理几乎是任何一个单位管理中都会涉及到的问题，行政事业单位由于其各项经费都来源于国家财政，其固定资产的采购、使用、维修等费用也是由国家财政支付的，固定资产的损失也就是国有资产的损失。为此，财政部在2006年12月23日下发了《关于开展全国行政事业单位资产清查工作的通知》（财办2006[51]号），要求在2007年1-7月对全国超过6万亿的行政事业单位的资产进行全面清查。
针对这一情况，北京南开戈德信息技术有限公司在其原有《固定资产条码管理系统》的基础上，按照财政部的相关标准和要求，经过充分调研，开发出了《固定资产条码管理系统—行政事业单位版》，于2007年2月推向市场，该系统重点解决了行政事业单位资产管理中的以下问题：
1、资产实物的日常管理的问题
行政事业单位资产管理中最常见的问题是帐实不符，即资产的帐面情况和资产实物不符，造成这种情况的主要原因是缺乏对资产实物进行有效的日常管理，由于资产帐和资产实物的管理往往是由不同的部门完成的，一旦出现这种情况，就很难查找原因；另一方面，由于缺乏有效的资产实物的日常管理手段，即使单位花大力气进行了资产清查，没多久，帐实不符的情况又会重新出现，因此，必须有一套有效的管理手段对事物进行管理。
2、资产实物的清查问题
资产清查是资产管理中一项重要工作，资产清查中最重要、最困难的是要对大量的资产实物进行清查。由于行政事业单位将价值500元以上的资产都必须列为固定资产，固定资产的数量和分类都很庞杂，加之通常从事资产实物管理人员都很少，清查工作量是很大的，这就使各单位无力进行经常性和制度性的清查工作，从而无法及时发现资产实物的损失。因此，各单位急需能够解决本次及日后资产清查的手段。
3、资产数据信息的共享和转换问题
根据财政部资产清查工作的要求，各单位需要将资产数据按财政部统一要求的各式，利用财政部提供的清查系统进行报送。要进行报送，首先必须将资产的基础数据录入清查系统，手工录入由于历年积攒的数据量太大，几乎是不可能的，必须采用数据导入的方式。由于各单位原始资产数据的管理方式各不相同，有的是用财务软件进行管理的，有的是自行开发的资产管理系统，有的仅仅使用的是电子表格，如何能够在不同的数据源和不同的数据格式间共享和转换所需的数据也是资产管理必须面对的问题。
针对上述问题，《戈德固定资产条码管理系统-行政事业单位版》采用了以下的解决方案：
1、利用条码技术，加强对资产实物的日常管理
目前，绝大多是单位出于管理的需要，为固定资产加贴了资产标签，但无论是采用手写的方式，还是打印的方式，都不包含条码，这样在日常管理中无法实现对资产信息采集的自动化，不仅效率低，还容易出错。
另外，系统提供了完善的资产实物的日常管理功能，利用本系统可以对资产使用生命周期中每一次信息变动、状态变动进行详细跟踪，从而避免因缺乏有效的日常管理手段而造成的资产流失或帐实不符的现象。
2、利用移动计算技术和条码技术相结合，轻松实现资产清查
采用了条码进行资产的标识后，才有可能利用条码来进行资产清查。由于固定资产的分布是分散的，有些还是不便移动的，进行资产实物清查时必须是在移动的环境中进行。为此，本系统采用了移动计算技术和条码相结合，利用掌上数据采集终端，采集资产条码数据，轻松、高效地完成资产查询、清查等现场业务。
3、提供强大的数据导入导出功能，实现和财政部清查系统的无缝对接。
系统提供了强大的数据导入功能，可以支持从Excel，DBF，XML，Access，TXT，CSV等各式的文件中导入资产原始数据，对要导入数据表的格式、名称、排列顺序、数据类型基本不作任何要求，利用系统提供的导入向导，都可以轻松完成。
同时，本系统可以将本系统中的数据按财政部清查系统的要求直接导出到清查系统（不需要任何转换）；也可以将清查系统中的数据直接导入到本系统中。
另外，本系统还可以将数据根据用户的要求导出成Excel文件，本系统当中所有的报表都可以导出成Excel、PDF、CSV、TXT、HTML等格式的文件。
以下我们将结合全国政协机关事务管理局（以下简称全国政协）应用本系统的实际案例，了解一下基于条码和移动计算技术的固定资产管理系统的一般架构。
应用背景
全国政协机关事务管理局是全国政协资产的管理部门，负责管理下属二十多个司局级行政事业单位的资产，原来采用用友U8的固定资产管理模块对资产进行管理，目前，需要资产总数为2万余件，远期需要管理的资产在5万件左右。
由于需要进行资产清查，需要将U8的数据导入到清查系统中，用户花了两周的时间进行U8数据整理和调整，才基本完成数据的导入。
应用过程
固定资产实物管理中要解决的一个核心问题是如何有效的进行日常操作数据的采集和记录的问题。由于资产的日常操作工作量大，环节多而繁琐，手工操作无法保证信息采集和记录的准确性，即使采用了信息化系统信息进行管理，如果没有采用相应的技术手段，资产实物信息的采集仍采用手工记录的方式，就无法避免因手工记录录入可能带来的差错。而采用了资产条码标签后，通过应用手持条码采集终端，可以实现资产数据采集的自动化，同时许多业务，录入资产盘点、清查可以直接在手持终端上完成，从而大大降低了差错率，提高了工作效率。
北京南开戈德信息技术有限公司基于多年的条码行业系统集成的经验，在充分研究企业固定资产管理业务需求的基础上，推出了基于条码的固定资产实物管理系统—“有条有理”固定资产条码管理系统，该系统采用条形码对固定资产进行标识，通过条码技术和移动计算技术的应用，实现了固定资产生命周期和使用状态的全程跟踪，标识后的资产在进行清查或日常管理中显示出条码技术最突出的特点：方便、快速、准确，大大提高了清查工作的效率，同时保证了信息流和资产实物流的对应。为解决固定资产实物管理中长期存在的工作量大，繁琐、账实不符等问题提供了一个有效的途径。
实施方案
·解决方案
软件系统：固定资产条码管理系统—行政事业版
手持条码终端：Symbol MC50
打印机：Zebra 888
标签碳带：PET 标签 + 树脂基碳带
主要流程如下：
1. 资产信息数据导入
全国政协的所有资产都是先在U8系统中进行登记，而后纳入到资产管理的范畴，因此，所有资产的数据都是从U8系统导出，U8导出的是标准的Execl文件，本系统支持多种格式的数据导入，如Excel、Access、DBF、XML、CSV等。因此，直接从Excel导入文件非常方便。 （图片） 2. 制作资产条码标签
考虑到固定资产标签需要长期使用，需要防水、防擦，为了保证资产标签的耐用性，资产标签采用的是PET材质的标签，采用树脂基的碳带打印，保证了资产标签的打印效果。（图片） 3. 资产清查盘点
使用固定资产条码管理的主要目的是为了有效的进行资产清查盘点，防止盘点中人为的差错或弄虚作假。资产清查前首先要下载需要清查的资产的数据到手持条码终端上；而后到使用现场扫描资产条码；全部扫描完成后，上传清查数据到系统中。（图片） 4. 手持条码终端操作
手持条码终端主要功能是完成资产清查盘点、资产查询、资产条码采集等功能，通过采用手持条码终端采集资产编号，避免了手工操作可能会出现的差错和作假行为。
·效果分析
1. 在实施的过程中，通过系统强大的数据导入功能，实现方便的从用友U8导入数据，而后将数据直接导入到财政部清查系统中，大大节省了工作量。
2. 解决了固定资产实物的标识问题，实现了资产日常管理中数据的自动采集、录入。
3. 通过移动计算技术和条码技术的结合，轻松完成资产清查。大大提供了清查效率，使得清查的周期大大缩短。得到了最为准确的资产实物的信息。
4. 规范了的资产实物日常管理的流程，将各分支机构资产日常的管理纳入到总部的监控之下。
总之，通过在固定资产实物管理中应用条码技术，较好的解决了资产实物管理中普遍存在的效率和差错问题，大大提升了单位的固定资产管理水平，为避免资产流失提供了技术的保障。
7/4/2007
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