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摘要：办公自动化（OA）因其明显推动企事业单位信息化的进程而备受重视，一直是企业MIS建设的重点，网络化和Notes平台的出现使”无纸化办公“的梦想成为现实。Notes不仅模拟了办公过程，而且支持人们通过模拟而改革办公流程。显然，这是传统的办公自动化工具（如传真机、复印机）等无法胜任的。本文通过宁夏大坝发电厂办公自动化系统（DBDCOA）的设计和开发实现，介绍了办公自动化开发平台Lotus Notes强大的信息管理和共享机制、工作流的软件开发和Domino企业级服务器高效率、快节奏的协同工作优势，在大坝发电厂基本实现了“无纸化”办公的要求。
Lotus Notes是世界领先的信息和群组软件。它是当今唯一的综合了三大核心技术的实用产品家族：世界上最可靠和最合理的客户机/服务器结构的电子邮件系统（Notesmail）、功能最强大的文档数据库、丰富的应用开发环境。这三者的紧密结合给人们带来的好处远远超出了单独每个部分的总和。办公自动化系统就是充分调动应有的资源，便于任何人在任何时间任何地点做任何事情。
主题词：办公自动化（OA） 协同工作 网络群件 设计实现
一、大坝发电厂办公自动化开发平台的选择
Notes是工作流自动化和群件标准，许多基于网络的应用和办公自动化一样，具有群组协同工作的特征。不论在企业级广域冈还是在工作组，Notes以其独特的RADD（快速的应用开发和实施）技术为开发人员提供了最为便捷的环境，因此将其视为典型的群件产品。
由于Domino是标准的web服务器：较其它厂家的产品相比较，Domino安全性高、易于管理理、和企业其它信息系统联结能力强。Notes是电子邮件系统Domino/Notes提供了基于client/server结构的电于邮件服务，在目录服务、存转、安全性和易用性方面具有相当的领先优势。完备的电子邮件系统，每个 Notes 用户都能发送和接收电子邮件，并且每个 Notes 应用都自动具有邮件的功能。Domino/Notes家族提供了完整的KM解决框架，从网上文档管理，到远程学习，到实时知识应用等。将把企业网络应用推到新的阶段。Notes 数据库提供了一个安全、可靠和具有伸缩性的手段来存储、管理和分发业务信息。Lotus Notes 的文档数据库是一种强健的对象存储手段，用户可通过它访问、跟踪、存储并组织繁多的信息。文档可包含任意数量的对象，其数据类型包括纯文本、RTF 文本、数字化文本、结构化数据、图像、图形、声音和动画。用户可通过各种各样的邮件系统交换邮件，更为重要的是，用户还可以建立一些创建消息并传递消息的应用，这样他们便可以在组织里建立工作流和信息流。
支持的操作系统有: Microsoft Windows NT 4.0(Intel，Alpha)，Microsoft Windows 95/98，IBM OS/2 Warp Server 4和Warp Connect，IBM AIX 4.1.5和4.2.1，Sun Solaris 2.5.1(SPARC和Intel)，HP-UX 11.0，Novell NetWare 3.12和4.1。
支持的网络协议: 支持所有平台的TCP/IP和X.PC。
值得一提的是，Domino企业级服务器是Lotus产品家族中的一部分， Lotus Notes 是进行 Web 发布、浏览和 Internet/Intranet 开发的最佳平台。Notes 在单个软件包内提供了所有 Notes 的复制、验证、消息传递和安全的服务，这些都是与 Internet 协议完全集成的。Domino企业级服务器保证企业的最高层次的应用的可靠性，而无需增加冗余、空闲的备份系统的费用。它动态地均衡所有可靠的服务器资源上的工作量，甚至在使用的高峰时间也可以根据预定的标准使伸缩性和性能最佳。强大而灵活的复合文档数据库、丰富的应用开发环境和完备的电子邮件系统。
据以上的优点，大坝发电厂办公自动化系统采用了Lotus Notes4.6及Domino企业级服务器作为开发平台进行DBDCOA的开发。
二、大坝发电厂办公自动化的设计
办公自动化应该作为企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合，应该是对于企业的领导来说，OA是决策支持系统，能够为领导提纲决策参考和依据。对于中层管理者OA是信息管理系统，而对于普通管理者，OA又是事物/业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。
为了达到这个目标，我们根据大坝发电厂办公自动化的需求和Lotus Notes的功能，对大坝发电厂办公自动化（DBDCOA）进行了规划和设计：
1、利用Lotus Notes最可靠和最合理的客户机/服务器结构的电子邮件系统(Notesmail）系统，设计了每个Notes用户都能发送和接收电子邮件，并且每个Notes应用都自动具有邮件的功能。用户可通过各种各样的邮件系统和主流标准交换邮件，而且用户还能建立自己的具有消息和传递机制的应用，以使大坝发电厂内部各部门之间实现信息交流的自动化。
2、利用Lotus Notes强大而灵活的文档数据库，用户可通过它访问、跟踪、存储并组织繁多的信息。文档可包含任意数量的对象，其数据类型包括纯文本、RTF文本、数字化文本、结构化数据、图象、图形、声音和动画。Notes数据库和传统数据库的完美结合可使大坝发电厂的信息资源获得巨大的增值。
3、利用Lotus Notes提供的完整的、可覆盖大多数群件应用的模板，开发了包括工作事务、文件服务、会议跟踪、公告板以及其他许多方面的应用，Notes能让领导与同事交流，进行部门间合作以及协调策划事务过程。不论您所需的信息是电子邮件中，关系型数据库中或是主机系统中，Notes是您查找和共享所需信息的中心。
4、Lotus Notes内含的工作流模板可以帮您实现无纸办公，创造性地把经营过程变成流水作业，Lotus Notes会自动准确地把信息送到决策者手中。它内部集成的internet，让用户可以在日常工作中引入internet信息，并且与他人分享，简便快捷。Notes数据库提供了一个安全的，可靠的和具有伸缩性的手段来存储、管理和分发商业信息。
具体功能上，设计了7个模块，以公文管理为主要工作内容，拓展了领导事务管理，企业日常管理，厂办内部管理和利用电子邮件系统开发了会议管理，个人文件夹和离开办公室等工作内容。
三、DBDCOA在大坝发电厂的目前开发和应用情况
大坝发电厂于一九九九年一月开始利用Lotus Notes开发办公自动化系统，历经一年后，DBDCOA在大坝发电厂的应用已经有了相当大的规模。DBDCOA在大坝的硬件运行环境是这样的：Notes服务器的操作系统为Windows NT Server 4.0,内存128 MB，磁盘空间8GB，工作站的操作系统为Windows 95/98,内存16MB以上，磁盘空间2.5GB以上，服务器和工作站均采用TCP/IP网络协议。目前，在Lotus Notes基础上开发的办公自动化系统DBDCOA的用户已发展到50多位，是大坝发电厂所有应用系统中用户群使用最频繁的，用户遍及大坝发电厂厂部行政楼、生产楼、培训楼、检修楼、燃料科、材料科等。
大坝发电厂的OA应用情况主要分为公文管理和信息通知管理，信息情报资料发布和检索系统以及厂办内部管理三大部分。 （图片） 3．1公文管理系统：
在介绍公文管理系统前，先介绍Lotus Notes的电子邮件系统，邮件是人们之间相互交流信息的重要手段。人们通过邮件交流思想，获得信息，协调工作等。电子邮件具有信息传递速度快、信息传输量大、信息传输安全、可靠等传统邮件系统所不能比拟的优点。系统管理员在注册DBDCOA用户时，同时为该用户建立了一个电子信箱，每个DBDCOA用户都可通过自己的信箱与其他用户进行信件来往，该电子信箱为用户提供了信件的接收、发送、归档等强大功能，并能为外出邮件提供签字、加密等安全功能。系统主要功能有：
（1）收件箱：接收其他用户发来的邮件，并可对信件再编辑或重发送出去。
（2）信件起草：用户可以使用此功能很方便地起草编辑一封信件，并根据自己的喜好选择不同的信件装饰头。编辑好的信件，再填上收件人的地址，便可以方便地发送信件了，没有编辑好的信件可以暂时保存为信件草稿，以后可以随时调出再编辑、发送。
（3）信件复本： 所有发送的信件可留一份复本以待以后查看用，复本可再编辑、发送。
（4）信件删除 ：存放在信箱中的信件均可做上删除标记，放入垃圾箱内，如果有必要，垃圾箱内的文档也可回收利用，在一定时候用户也可对其作永久性删除。
（5）信件归档： 信件可定期归档，用户可对每封信件设置归档日期。用户也可设置归档配置脚本，设置一些归档参数，如归档期限，归档数据库在本地或服务器，以及归哪些文档等等。系统每周检查文档，将到期的文档移入归档库，用户也可选取任意文档进行手工归档。对于外出信件，系统也提供了加密、鉴字等功能，保证邮件收发的安全性。
在电子邮件系统的基础上，开发了公文管理，涵盖了厂办、党办、工会、纪检、团委等的发文和收文管理，以及文件的归档和借阅管理工作，
办公室人员都熟悉大坝发电厂的发文和收文过程，首先是职能部门经办人拟稿，再交部门领导核稿，然后交相关部门会签，最后由厂长签发，经办人得拿着文稿到处跑，其间，如果核稿、会签通不过再拿回来修改，或责任人出差，从拟稿到文件签发不知得折腾多少时间。如果这个过程在DBDCOA上完成，则不知有多轻松。此系统模拟了传统的文件传递和收文工作管理功能，使之得以在计算机上更安全、可靠地实现，它的工作流程可由下图表示：（图片） DBDCOA还对外单位的来文登记、拟办、批示、传阅、办理结果登记、整理和归档等操作、处理反馈、催办、统计、查询等任务。
DBDCOA的文件库：存放大坝发电厂自九七年以来的红头文件及重要政策。并提供借阅管理功能。文件管理保存了所有已归档的公文供查询和备案，是保存和管理档案的场所，使用文件管理有严格的借阅制度，所有人如需阅读文件，都必须填写一份借阅单，经管理员批准后方可阅读。
3．2、信息情报发布和检索系统
这是办公自动化系统中用户使用频率最高的一部分。它包括公告栏，电脑园地、人员外出、信息管理。个人信息系统包括个人文档、今日工作以及人员管理。企业标准管理存放有关的企业标准，包括技术标准、管理标准、工作标准等。在其中重要的是会议管理。
公告栏数据库相当于日常办公中的公告板,提供一个发布各种公共信息如公告,通知或启示等的场所.用户只需要到本库进行查询就可以获得单位的所有公告信息.
电脑园地数据库提供一个查找与本息统相关信息场所.其中,包括系统公告板,实用手册和问题与建议三个模块,该模块由系统管理员发布信息. 实用手册内包括本系统所有的使用说明,内容在安装系统时预制.问题与建议是为所有人员提供一个提出问题与建议的场所.
人员外出数据库为管理员提供,供管理员对人员外出情况进行查询和管理。本库是人员外出信息的存储中心,收集了用户在私人邮箱或“今日工作”数据库中公告的出差去向,出差日期和返回日期等信息,每当用户执行“转部门内其他人员”“ 返回上一个人员”,“发送”,“会议通知”等类似的文件或信息的传递操作时,系统自动根据该人员的出差信息查寻他(她)，如果该人员已出差，系统会提供他的返回日期，，并询问用户是否继续发送，用户可以根据文件或信息的缓急程度决定是否另选一位接收人，以保证文件审批或会议召开等工作的时效性。
信息管理可由厂办和党办主任提供一些上级和其他报刊的信息，及时发送到厂级领导供参考和阅读。具有灵活的信息传递功能。
个人信息系统中的个人文档数据库有两个用途：1.是用户个人的文件起草中心，它与公文管理系统联系，用户在此起草公文，在这些文件完成并提交前，除用户本人之外任何人均无法看到文件的草稿；当用户定稿后可通过按钮“进入流程”直接进入相关的数据库进行工作，而无须打开其他数据库。2.是用户的个人资料保存库，用户可以用它来保存、管理个人任何有价值的资料，
“今日工作”数据库是用户处理工作事务的场所。所有发送给用户的文件、通知、信息和会议管理等都由本系统做为邮件的链接对象送来的，用户只需使用“今日工作”即可完成传到用户处的发文、收文、传阅件、请示和报告等各种公文的处理工作。存放各部门的内部资料和个人资料，与以上的信息库不同，该库仅对部门内部人员开放，其他部门人员无权访问。
“机构人员管理”是DBDCOA系统最重要的环节，是系统运行的基础，通过配置，可以使公文管理系统适应于不同行政性质和不同组织结构的单位，体现了DBDCOA的应用的通用化特点。
“会议管理”主要用于制定会议安排和发送会议通知。会议召集人可通过“会议通知”按钮将会议通知发送给主持人、与会部门领导和所选参加人，与会人员能够从“今日工作”中看到会议通知后及详细的会议安排情况，也能在邮箱的“日历”中和“会议日程”中了解到会议安排。用户还能通过“周安排表”视图查看下周的会议安排汇总情况。
企业标准管理存放大坝发电厂的企业标准，包括技术标准、管理标准、工作标准等，可利用计算机快速查阅大坝发电厂的企业标准和规律标准
以上介绍的信息情报资料检索系统提供了非常丰富的信息量，在浩如烟海的信息库中如何查阅到所需的信息呢？DBDCOA的系统提供了多种的查询方法，可以按信息类别、按编辑日期、按信息来源、按作者、按标题等，更可贵的是DBDCOA提供了全文检索功能，用户还能将查询到的信息进行编辑之用。（图片） 利用开发的厂办内部管理进行大坝发电厂厂办事务规律。包括：接待管理、用车管理、电话管理、工作餐管理和法律工作管理，并能对以上事务规律进行每月的汇总和统计工作。对厂办的事务进行计算机管理，提高了办公效率和对外形象的宣传力度，使办公室工作人员有更多的时间进行其他的工作。
四、大坝发电厂办公自动化（DBDCOA）系统管理
系统管理包括用户管理和数据库管理二大部分。
4．1用户管理：系统管理员承担起DBDCOA用户的注册、注销工作。要成为DBDC0A用户，必须先由系统管理员注册ID，用户ID是用户进入DBDCOA的唯一钥匙。DBDCOA通讯录数据库中汇集所有用户信息，系统管理员可以随时修改用户信息并将用户分组归类。数据库的管理员可以规定该数据库的用户访问权限。
4．2数据库管理：Notes提供了Notes日志、数据库目录、数据库分析等数据库来实现系统管理员对DBDCOA系统中所有数据库的监控。例DBDCOA日志库中，记录着服务器上每个数据库在一段时期内的被访问情况，以及每个库的大小、使用频率等。同时，各个用户对数据库中文档的读写情况，以及打开数据库的时间都记录在这个库中。因而系统管理员就可以从这个库中了解到每个库的被使用情况以及每个用户对DBDCOA的利用情况。记帐和统计服务跟踪服务器使用情况，记帐和收费。如果一个服务器或应用死机了，事件在死机时被储存，在死机的服务器重起后再传送过去。 服务器资源的更有效的使用动态的负载平衡保证了在所有负载情况下的最佳的资源使用和最短的响应时间。调整服务器使其适合应用的结构，需求以及其它参数。 使可伸缩性最大为提高容量。 灾难恢复保持一个紧急备份服务器与最近的产品的邮件和应用环境同步。甚至可以在广域网上的多个场所建立Domino 企业级服务器的群集。
大坝发电厂办公自动化系统给DBDCOA用户带来了工作上的便利，也提高了他们的工作效率。通过大坝发电厂上下的一致努力，将会有更多的员工应用DBDCOA，享受OA，充分发挥DBDCOA的潜能，把DBDCOA在大坝发电厂内的应用上升到更高的阶段，在大坝发电厂内部实现“告别纸与笔，迈向无纸办公新时代”的目标。
五、大坝发电厂办公自动化（OA）的应用扩展：
5．1、充分发挥DBDCOA的特点进行办公自动化的工作
一年多来，DBDCOA在大坝发电厂的应用还停留在信息共享、资料检索阶段，DBDCOA的优势远远没得到充分的发挥，尤其是工作流方面，还没有完全运转起来。由于DBDCOA可以在分布很广的网络上运行，因此它对领导所处的地理位置无要求，领导可分布于天南海北进行企业工作的管理工作。这里就涉及DBDCOA远程通讯的问题，目前大坝发电厂DBDCOA的应用仅局限于局域网范围内，其实你只要拥有一部电话、一台电脑，在任何地方都能访问DBDCOA服务器，领导出差在外，照样能审批报告、参加会议等，好象他就在办公室内一样。，值得注意的是，工作流的运转，不是仅靠个别几个人、几个部门就能支撑起来的，它需要大坝发电厂上下的协同努力、合作支持。传统的工作模式在人们的头脑中根深蒂固，这种新事物的产生，必然改变一成不变的工作模式，大家也许有各种的畏难心理和抵触情绪，所以首先要有领导的高度重视、大力推广，其次要提高员工素质，要求员工熟悉计算机基本应用，最起码要学会中文输入，这是迈向无纸办公的关键一步。
5．2、从整体向部门级应用扩展
我们利用Domino企业级服务器独一无二的优点进行部门级应用的尝试，在大坝发电厂热工分场安装了“热工管理自动化”。Domino企业级服务器拥有满足任何企业需求的整体灵活性， 群集配置支持有多个处理器的服务器，可建立从一个到六个服务器的群集Domino 企业级服务器建立在企业领先的Domino服务之上，使Lotus Domino成为信息和邮件应用的最可靠和成本最低的平台:
总结：本文通过在利用Lotus Notes基于网络的应用和办公自动化和具有群组协同工作的特征开发的大坝发电厂办公自动化系统的基础上，对开发过程中的平台选择、系统规划、功能设计、开发调研、软件编制等的工作完成的DBDCOA系统进行了介绍和描述，着重介绍Lotus Notes文档数据库对象存储手段，访问、跟踪、存储并组织繁多的信息，利用完备的电子邮件系统，完成的系统功能以及建立的一些创建消息并传递消息的应用，实现了在企业内部工作流和信息流的结合，使大坝发电厂的办公管理水平迈上了一个新的台阶。
1/5/2006
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